冬期講習を成功させる、本部スタッフのためのチェックリスト【2025年版】

冬期講習が本格化する時期です。「年末年始を挟むので、平常時のオペレーションと違う段取りが多い」というのが、現場でよく聞く声です。

本記事では、本部スタッフ向けに「冬期講習で漏れがちなチェック項目」を 12 個に絞ってまとめました。印刷して使えるように、シンプルな箇条書きにしています。

受講前のチェック

• 受講生全員の講習費請求は完了しているか
• 教材の手配（在庫・追加発注）は完了しているか
• 講師の出講予定を全コマ確定しているか
• 休講日カレンダー（年末年始）を保護者に告知済みか

受講中のチェック

• 出席管理を日次で確認できているか
• 欠席者へのフォロー（振替案内）の仕組みは動いているか
• 講師シフトの代行が必要になった時の連絡フローは明確か
• 保護者からの問い合わせが一定数増える時期、対応漏れの対策

受講後のチェック

• 講習成果の保護者報告メールを送付できる体制か
• 来期（3学期 / 新年度）の継続意思の確認はいつから始めるか
• 講師の振り返りミーティングを設定しているか
• 来年度の改善点として残すべき「ヒヤリ・ハット」のメモは取れているか

経験からの所感

12 項目すべてを完璧にこなすのは現実的ではないですが、「特に漏れると痛手になる」のは 出席管理 と 欠席者フォロー の2つです。冬期講習は短期集中で進むため、「1日連絡が遅れただけで保護者の信頼を失う」というケースが起きやすいです。

ジュクスル AI では、欠席者の振替依頼を保護者がアプリから直接送信できる仕組みや、本部スタッフが一覧で欠席者を追える画面を用意しています。冬期講習のオペレーションを少しでも軽くしたい本部運営者の方は、ぜひお試しください。